Slik håndterer du tid til å være mer effektiv på jobben

ironisk nok, tidsstyring er et problem som vi alle står overfor, men vi har ikke tid til å ta opp. Men å bruke litt tid på å analysere hvordan vi "bruker" vår tid og tenker på hvordan vi skal være mer effektive er noe verdt å gjøre. Det er mulig å administrere tiden for å være mer effektiv på jobben, men det er et problem vi må møte.

Tross alt går tiden. Og jo mer tid går uten å løse problemet, desto mer tid vil vi miste, desto mer energi vil vi kaste bort, og jo flere muligheter vil vi slippe av. Det er derfor Det er viktig å analysere vår måte å håndtere tid på for å gjennomføre endringene som er nødvendige. 

21 tips for å styre tid og være mer effektiv

Tidsstyring er et komplekst problem som spenner fra økt produktivitet til å balansere arbeid og familieliv, unngå utbrenthet, skape gode vaner eller etablere langsiktige mål, blant annet problemer. Planlegging og prioritering er grunnlaget for å ta kontroll over vår tid og vårt liv, uavhengig av vår okkupasjon. Forfatteren Jory MacKay foreslår 21 strategier for å håndtere tid effektivt.

Forstå hvor tiden går

Tidshåndtering handler ikke om å hevde frykten for å kaste bort tid. Det handler om å forstå de kraftige fordelene med å bruke vår tid klokt, forklarer MacKay. Derfor de første tipsene og strategiene:

1. Forstå hvorfor tidshåndtering er viktig. Tidsstyring handler ikke om å forkjøle frykten for å kaste bort tid. Det handler om å forstå de kraftige fordelene ved å bruke vår tid med omhu.

2. Vær realistisk om hvor mye arbeid du faktisk kan gjøre på en dag. Vi kan tenke på tid som en ressurs som vi bare trenger mer, men mer tid betyr ikke mer produktiv tid. Den enkleste form for tidsstyring er å planlegge når og hvor du skal jobbe.

3. Oppdag hvor du sliter bort tiden din. Jo mer du forstår hvordan du tilbringer dagen din, desto mer innflytende vil din tidshåndteringsarbeid være.

4. Sett daglige mål og varsler om hvordan du bruker tid. Når du har en oversikt over hvordan du bruker tid, kan du begynne å gjøre endringer hver dag.

5. Lag en morgenrutine som motiverer deg. God morgen rutine kan forberede seg på en dag med produktive og meningsfylt arbeid, som det gir deg muligheten til å starte med en positiv momentum som vil dra nytte i løpet av dagen.

6. Avgang til multitasking. Studier har vist at det er umulig for mennesker å konsentrere seg om mer enn én oppgave om gangen. Når du finner deg selv å miste fokus, stopp og skriv hva du tenker før du går tilbake til oppgaven ved hånden.

Prioritere meningsfullt arbeid og delegere resten

Når vi vet hvor tiden går, må vi bestemme hva vi burde (og burde ikke) bruke vår tid på, forklarer MacKay. For dette:

7. Separat presserende fra viktig arbeid. Skille det som haster fra det som ikke er, og hva som er viktig eller ikke, hjelper du prioritere tid og kartlegge en plan som gjør det mulig å gjøre det viktige arbeidet og mindre av det som ikke er viktig.

8. Prioritere uten barmhjertighet. Velg hovedmålene og fokus på dem.

9. Bruk 30X-regelen til å delegere flere oppgaver. Mackay har til hensikt å følge den foreslåtte regelen ved Rory Vaden, som foreslo at vi skulle gi 30 ganger den tiden det tar å fullføre en oppgave å trene noen andre til å gjøre det. Ta deg tid til å delegere og trene en annen person gir deg en netto gevinst på 1100 minutter i året. Eller, som Vaden sier, en 733% økning i ROTI (retur av tid brukt).

10. Hent "nei" i ordforrådet ditt. Ifølge en artikkel fra University of Chicago og publisert i Journal of Consumer Research, sier "Jeg gjør ikke" noe, i stedet for "Jeg kan ikke", tillot deltakerne å skille seg fra uønskede forpliktelser mye lettere.

Etablere en effektiv daglig tidsplan

Når ovennevnte er gjort, det er på tide å designe en tidsplan å administrere tid effektivt.

11. Sett tidsplaner, ikke tidsfrister. Mackay feriesteder her etter råd fra James Clear. I stedet for å gi deg selv en frist for å oppnå et bestemt mål (og deretter føle seg som en feil hvis du ikke lykkes), velg et mål som er viktig og sett deretter en tidsplan for å fungere i samsvar med dette.

12. Program med tid, ikke med oppgaver. Ta store oppgaver og del dem i tidsbestemte økter. Ved å organisere dagen ved å planlegge tiden i stedet for lekser, flytter vi fra å administrere vår tidsplan rundt en ukjent dato (oppgave) til en kjent tid.

"En kalender er endelig; Det er bare et visst antall timer om dagen. Det faktum blir klart øyeblikket vi prøver å sette et uvirkelig antall ting i et begrenset rom ". 

-Peter Bregman-

13. Planlegg tid for avbrudd og pauser. Vi trenger tid til å hvile og anta at det vil bli avbrudd. Ikke regner med det er kaotisk. Avbruddene kommer eller kroppene våre forteller oss at vi må ta en pause. Hvis vi ikke har regnet med det, når dette skjer, kommer vårt perfekt formulerte program plutselig ned.

14. Separat tid Maker av tiden sjef. Det er veldig enkelt å fylle det med administrative oppgaver og ikke gi nok tid til meningsfylt arbeid. En ting er gjøre og en annen administrere.

15. Aktiviteter batch hele uken. Grupper lignende aktiviteter og dra nytte av det momentum du får når du starter. Gjelder den første loven til Newtons bevegelse til produktivitet: "Et objekt i bevegelse, fortsetter å bevege seg".

Bruk stedet til din fordel for å administrere tiden

Kalenderen din eller tidslinjen er ikke de eneste verktøyene for tidsstyring du har. Mackay foreslår noen måter du kan bruke på arbeidsplassen som kan påvirke hvordan du jobber.

16. Test metoden Popcorn på arbeidsplassen å låse opp tiden din. Å endre arbeidsplassens plassering i løpet av dagen kan være en utmerket måte å opprettholde motivasjon og produktivitet. Denne Joel Runyon teknikken virker slik:

• Skriv ned alle oppgavene du må gjøre i dag.
• Del den listen i 3 like deler eller i tre grupper (mange sett i råd 15).
• Velg 3 forskjellige steder for hver del arbeid.

17. Arbeid med kroppens naturlige energisyklus. Arbeid gjør det som passer best for deg, slik at du ikke bare tenker på å administrere tiden din, men også din energi.

Beskytt tiden din

Det vil aldri være mangel på ting å gjøre som vil prøve å okkupere din tid. Derfor må du beskytte den for å unngå å bruke den på feil måte. Mackay foreslår disse tipsene for å oppnå det:

18. Bruk strategisk latskap å jobbe med de riktige tingene. Begrepet "strategisk latskap" refererer til prioritering av arbeid og oppgaver som er viktige og lar seg være lat der de ikke spiller noe.

"Ingenting er mindre produktivt enn å gjøre mer effektivt hva som ikke bør gjøres i det hele tatt".

-Peter Drucker-

19. Automatiser fokusert ikke-omsettelig vær gjennom hele dagen. Det er viktig å sikre at dine fokuserte arbeidsøkter utvikles jevnt. For dette er det viktig å beskytte deg mot distraksjoner. Det finnes verktøy som hjelper deg med å kommunisere til andre at du ikke er automatisk tilgjengelig. Hvis ikke, kan du lete etter måter å la andre få vite at du er i et arbeidss øyeblikk der du ikke kan bli plaget.

 20. Bruk Ivy Lee-metoden til å fullføre dagen riktig. Ivy Lee foreslo denne enkle fem-trinns daglige rutinen for å oppnå maksimal produktivitet:

• På slutten av hver arbeidsdag skriver du de seks viktigste tingene du trenger for å oppnå i morgen. Ikke skriv mer enn seks oppgaver.
• Gi prioritet til de seks elementene i rekkefølge av betydning.
• Neste dag, konsentrere deg bare om den første oppgaven. Arbeid til du er ferdig med den første oppgaven før du går videre til den andre oppgaven.
• Kom nærmere på resten av listen din på samme måte. På slutten av dagen, flytt de uferdige elementene til en ny liste med seks oppgaver for neste dag.
• Gjenta denne prosessen hver virkedag.

21. Ikke glem fordelene med fritid. Håndtering av tid betyr ikke bare å jobbe. For å finne en balanse i arbeidslivet som holder oss sunne og lykkelige, må vi sørge for å legge tid til hvile, avslapning og sosialisering.

Å administrere tid og være mer produktiv er en utfordring innen allas rekkevidde. Vi må imidlertid være oppmerksomme på at vi må stoppe og tenke på hva vi gjør, hvordan vi gjør det og hva vi virkelig ønsker å oppnå. Å gjøre betyr ikke nødvendigvis å jobbe, enn si ferdig.

Tilbring en tid, den du trenger, for å analysere rutinene og omtale oppgavene dine. Med disse indikasjonene for å styre tid vil det bli mye lettere å møte jobben eller studiene dine og få bedre resultater.

De tre faser av høy ytelse, ifølge Manuel Coloma High Performance er ikke et konsept begrenset til elite idrettsutøvere eller store forretningsmenn / kvinner. Vi kan alle streve etter å være folk med høy ytelse, fordi vi alle kan bli mye mer enn vi er nå, mye mer enn vi noen gang kunne forestille oss. Les mer "