Forretningskommunikasjon vanlige typer, egenskaper og feil

Vi lever i et samfunn der en stor del av arbeidsmarkedet er konfigurert basert på bedriftsmiljøet. Enten store multinasjonale selskaper, SMB, familie bedrifter eller enkelttjenester, bør alle være klar over at et vesentlig element for å overleve er konsistens i organisasjonen og kommunikasjon mellom delene som sådan å forene krefter og hodet mot et felles mål.

I denne forstand kan vi bekrefte det Forretningskommunikasjon er en av nøkkelelementene når en organisasjon, spesielt hvis det har litt kompleksitet, fungerer riktig og kan tilpasse seg og overleve. Og det handler om denne kommunikasjonen om hva vi skal snakke om gjennom hele denne artikkelen.

• Relatert artikkel: "Psykologi av arbeid og organisasjoner: et yrke med en fremtid"

Hva er forretningskommunikasjon?

Det er forutsatt som forretningskommunikasjon til alle prosesser som er utført av et selskap eller en del av det for å gjøre reiseinformasjon både internt mellom ulike avdelinger eller posisjoner i selskapet som om vi snakker om forretningskommunikasjon med utsiden.

Det er viktig å huske på at slik kommunikasjon som en generell regel ikke bare innebærer muligheten til å utstede informasjonen, men også inkluderer mottak av det: Vi står overfor en gjensidig utveksling av data.

En god forretningskommunikasjon favoriserer at alle medlemmene i selskapet kan forbli motiverte og at deres handlinger kan bli kjent, noe som reduserer usikkerheten til både arbeidere og ledere om tilstanden til det samme. Det letter også samspillet og forbedrer arbeidsmiljøet, i tillegg til å forbedre produktiviteten og tillate å reagere mer optimalt på enhver eventualitet.

Generelle mål

Målene for næringsutveksling er lett forståelig. Internt muliggjør det på den ene siden en sammenhengende organisasjon å produsere og informasjon og resultater oppnådd av sine ulike avdelinger eller arbeidstakere som skal deles, samt selskapets mål og bedriftens visjon som skal genereres og overføres..

også letter forståelsen av hva som forventes av hver arbeidstaker, samt forståelsen av realiteter som hver av dem må møte. Det letter også at alle jobber i samme retning, og at nye måter å utføre sitt eget ansvar på, kan læres.

På kommunikasjonsnivå med omverdenen er forretningskommunikasjon viktig for å kunne kontakte mediene og skape et positivt bilde av selskapet selv, samt å analysere målgruppen og vurdere deres behov. Det gir oss også mulighet til å lære å tiltrekke seg potensielle kunder og vurdere endringene som er knyttet til det dynamiske og flytende samfunnet vi lever i, noe som er grunnleggende for å kunne forutse og møte eventuelle vanskeligheter og tilpasse seg miljøet..

For at kommunikasjonen skal være effektiv, er det nødvendig at selskapet selv skaper effektive kanaler for dette, samt å gi overføring av informasjon gjennom sine handlinger, genererer midler for å kommunisere og også jobber aktivt slik at det ikke er usikkerhet Når det gjelder hva som blir spurt og søkt i organisasjonen.

Det er også viktig å jobbe både med formelle og uformelle aspekter, samt å vurdere de ulike arbeidernes behov og tanker. Empati er også grunnleggende, samt god regulering og planlegging av kommunikasjonsmekanismer.

• Kanskje du er interessert: "Bedriftsidentitet: hva det er og hvordan det definerer organisasjoner"

Ulike typer forretningskommunikasjon

Ikke alle selskaper og organisasjoner kommuniserer på samme måte, og det er ulike typer og klassifiseringer av forretningsforbindelse basert på ulike kriterier.

1. Internt og eksternt

Den første er den som etablerer forskjellen mellom intern og ekstern kommunikasjon, den første er den som produseres mellom de ulike avdelingene og arbeidstakere i selskapet selv og den andre som er rettet mot å etablere en kommunikasjon med miljøet..

2. Toveis og monovalent

I tillegg kan vi også finne virksomheten kommunikasjon stiler med varierende grad av interaktivitet, å kunne finne alt fra den mest vanlige måten kommunikasjon der avsender og mottaker samhandle og utveksle informasjon til mono når bare én melding sendes, generelt fra posisjoner av makt, til en mottaker som ikke har mulighet til å svare.

3. Stigende, synkende og horisontal

Innenfor en intern virksomhets kommunikasjon kan vi finne tre store typer avhengig av punktet hvor informasjonen starter og posisjonen mellom avsender og mottaker av samme kommunikasjon. Vi snakker om nedadgående kommunikasjon når kommunikasjonsakten utføres fra en utsteder med høyere kostnad enn mottakeren.

Når det er underordnet som utsteder budskapet til sin overordnede, vil vi snakke om oppadgående kommunikasjon. I begge tilfeller ville vi bli møtt med en type vertikal kommunikasjon, det vil si en kommunikasjon der fagene som opprettholder den kommunikative handlingen har en ulikhetstilknytning når det gjelder kraft (det er et hierarki mellom dem).

Den andre store typen kommunikasjon er horisontal kommunikasjon, som er etablert mellom personer som har samme posisjon og er på samme nivå i hierarkiet.

4. Formell og uformell

Til slutt skal det bemerkes at i forretningskommunikasjon kan vi finne eksistensen av to forskjellige typer kommunikasjonskanaler: formell og uformell. Det første er hvor de tekniske aspektene vanligvis behandles og knyttes til oppgavene selv, er en slags respektfull kommunikasjon og fokusert på årsaken og målet for selskapet.

I uformell kommunikasjon, imidlertid, mer fleksibel og naturlig kommunikasjon er vanligvis etablert, fokusert primært på mellommenneskelige relasjoner og ofte har størst effekt på arbeidets trivsel. Sistnevnte varierer sterkt avhengig av hvem som utfører det og kan overskride arbeidsplassen, og er vanskelig å kontrollere av organisasjonen.

Mulige trusler mot god kommunikasjon

Faktumet av å opprettholde en effektiv forretningsforbindelse er grunnleggende, men det er ikke lett. Og det må tas hensyn til eksistensen av et høyt nivå av variabilitet i situasjoner som kan oppstå, så vel som eksistensen av misforståelser, misbruk og vanskeligheter i kommunikasjon av et selskap.

1. Manglende konsistens

En av faktorene som mest påvirker denne kommunikasjonen er virkelig nyttig, er utstederens troverdighet og vederlaget som er vist til mottakeren av meldingen. Et eksempel på dette kan være at det eksisterer dissonanser mellom det som er sagt og hva som er sagt. er gjort, ikke å holde utstedere en måte å handle i tråd med utstedte meldinger.

Sistnevnte kan skje i alle bedriftens ansatte, uavhengig av hierarkisk posisjon eller snakke med en overordnet, underordnet eller noen på samme nivå i hierarkiet, og genererer alvorlige konsekvenser for både faget (avhengig av situasjonen kan ende med å bli vurdert dårlig eller til og med avvist) som for organisasjonen (genererer et lavere nivå av tillit til personen og i tilfelle å ha en høy stilling selv i organisasjonen).

På samme måte og for eksempel ved store selskaper med et stort antall avdelinger, hvis det er diverger mellom autoritets- eller referanseverkene i selskapet sannsynligvis kan generere en situasjon der arbeideren ikke vet hva lederskapet bør følge, noe som kan generere frustrasjon og mistillit.

På samme måte er det nødvendig å være veldig forsiktig med tolkbarheten av meldingene, da eksistensen av ambivalens kan føre til at ulike avdelinger eller arbeidstakere kommer til å tolke motsatte ting. Hva virksomheten kommunikasjon søker er nettopp for å sikre intern organisering og sammenheng, slik at uklare meldinger med ulike tolkninger kan forårsake usikkerhet og tvil med å oppstå med mottakerne av meldingen.

2. Manglende følelsesmessig tilkobling

Et annet problem kan bli funnet i måten kommunikasjon oppstår. For eksempel kan det i enkelte organisasjoner være vanskelig å skape en følelse av følelsesmessig vedlegg, som i arbeidstakere kan gi mindre engasjement og produktivitet, og hos brukerne manglende interesse og søket etter andre alternativer. Det er nødvendig å verdsette alt som er gjort, og selv hva som ikke er, er i utgangspunktet kommunikativ.

Dermed er meldingen i seg selv ikke bare viktig, men også måten den overføres på: det er ikke det samme, og det tilbyr heller ikke de samme følelsene en e-post som et ansikt til ansiktsmøte eller søket etter en ekte kontakt.

3. Ikke forstå konteksten

Det bør også verdsettes Tilpasningen til dagens situasjon og sosiale fremskritt, så vel som de spesielle forholdene i situasjonen selv. I et stadig mer globalisert samfunn og hvor ny teknologi tillater umiddelbar kommunikasjon med et stort antall mennesker samtidig, kan det være nødvendig å analysere og investere i kommunikasjonspolitikk som tar hensyn til kraften i nettverk og hvordan du korrekt overfører ønsket informasjon, i tillegg til å vurdere kontakt med potensielle kunder fra andre regioner i verden.

På samme måte er det også nødvendig å vurdere selskapets egen situasjon for ikke å gjennomføre mer enn det kan dekke, være nødvendig for å ta hensyn til selskapets situasjon som helhet.

Et annet problem kan være innholdet i meldingene som er utstedt: det er mulig at det selv om kommunikasjonen eksisterer, ikke overfører eller forstår innholdet som ville være nødvendig for å overføre. Det kan fokusere på ganske supplerende aspekter og for eksempel unngå orienteringen eller målene som et bestemt innlegg burde ha, eller at de tar for gitt eksistensen av en kunnskap som aldri har blitt gjort eksplisitt.

4. Isolasjon og mangel på kommunikasjon

Til slutt er kanskje det viktigste problemet som kan ekstrapoleres fra alle de forrige, muligheten for at det ikke er noen reell kommunikasjon.

Det klareste eksempelet er stabil og kontinuerlig bruk av enveis kommunikasjon, som kan generere en situasjon med stagnasjon og mangel på forståelse av hva som skjer i organisasjonen. Heldigvis, i dag er det minst brukt akkurat fordi det er minst effektivt og mest nyttig.

Det er også mulig at de forskjellige stillingene ikke har tilstrekkelige mekanismer for å komme i kontakt selv om deres meninger skulle bli hørt, det er færre muligheter for tilbakemelding eller at de ulike delene av selskapet ikke har kontakt med hverandre. Det er nødvendig å stimulere denne samspillet på en aktiv måte.

Bibliografiske referanser:

• Andrade, Horacio. (2005). Intern organisatorisk kommunikasjon: prosess, disiplin og teknikk. Spania: Gesbiblo, S. L.
• Brillouin, L. (2004). Vitenskap og informasjonsteori. Mineola, N.Y.: Dover.